Private Label im Lebensmittelbereich: Wer trägt welche Verantwortung?

Auf der Verpackung steht die Handels- oder Herstellermarke, produziert wird bei einem spezialisierten Partner, Rohstoffe kommen aus weiteren Lieferketten und Produktdaten liegen in mehreren Systemen. In dieser Konstellation reicht eine vertragliche Zuständigkeitsliste nicht aus. Entscheidend ist, ob gesetzliche Rolle, tatsächliche Kontrolle, Informationszugang und dokumentierte Freigabe für jede relevante Produkteigenschaft zusammenpassen.

Zusammenfassung für Entscheider: 

Bei Private Label gibt es keine einzelne Vorschrift, die sämtliche Verantwortung einer Vertragspartei zuweist. Der Markeninhaber ist regelmäßig für die Lebensmittelinformation verantwortlich, wenn das Produkt unter seinem Namen vermarktet wird. Der Hersteller bleibt für die Anforderungen verantwortlich, die seine Herstellung und die von ihm kontrollierten Prozesse betreffen. Weitere Unternehmen der Kette haben eigene Prüf-, Rückverfolgbarkeits- und Handlungspflichten. Ein belastbares Modell verbindet deshalb die gesetzliche Rollenprüfung mit einer vertraglichen Aufgabenverteilung, eindeutigen Daten- und Nachweisobjekten, festgelegten Freigabepunkten und einem vorab handlungsfähigen Krisenprozess.

Die Verpackung zeigt nur einen Ausschnitt der Verantwortung

Private Label verdichtet mehrere Funktionen in einem Produkt: Der Handel oder ein Markenunternehmen definiert Positionierung, Sortimentsrolle und häufig auch Teile der Rezeptur. Ein Hersteller übersetzt das Briefing in Rohstoffbeschaffung, Prozess und Serienproduktion. Labore, Verpackungslieferanten, Logistikpartner und Agenturen liefern weitere entscheidungsrelevante Beiträge. Auf dem Etikett erscheint dennoch meist nur ein Unternehmen prominent. Daraus entsteht leicht die Vorstellung, diese Namensangabe entscheide zugleich über jede lebensmittelrechtliche Pflicht.

Das Unionsrecht arbeitet differenzierter. Die Basis-Verordnung verpflichtet Lebensmittelunternehmer auf allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen, innerhalb der von ihnen kontrollierten Unternehmen die für ihre Tätigkeiten geltenden Anforderungen einzuhalten und deren Einhaltung zu überprüfen. Rückverfolgbarkeit muss auf jeder Stufe hergestellt sein. Erkennt ein Unternehmen bei einem von ihm importierten, hergestellten, verarbeiteten oder vertriebenen Lebensmittel ein Sicherheitsproblem, greifen eigene Pflichten zur Rücknahme, Behördeninformation und gegebenenfalls zum Rückruf. [1]

Für die Lebensmittelinformation enthält die LMIV eine spezifische Zuordnung. Verantwortlich für Vorhandensein und Richtigkeit ist grundsätzlich der Lebensmittelunternehmer, unter dessen Namen oder Firma das Lebensmittel vermarktet wird; fehlt eine Niederlassung in der Union, tritt der Importeur an diese Stelle. Andere Beteiligte bleiben einbezogen: Sie dürfen Lebensmittel, deren Informationsmängel sie kennen oder aufgrund ihrer professionellen Informationen vermuten müssen, nicht weitergeben. Änderungen an Informationen und die Weitergabe ausreichender Daten zwischen Unternehmen lösen weitere eigene Pflichten aus. [2]

Bei einer Handelsmarke spricht daher viel dafür, dass das auf der Verpackung genannte Handels- oder Markenunternehmen die Verantwortung nach Artikel 8 Absatz 1 LMIV trägt. Diese Aussage betrifft die Lebensmittelinformation. Sie macht den Markeninhaber nicht zum Betreiber des Herstellprozesses. Der produzierende Betrieb muss die Hygienevorgaben und sein HACCP-basiertes System für die Tätigkeiten unter seiner Kontrolle beherrschen. [3] Produktspezifische Pflichten können noch enger an die Herstellung anknüpfen. So verlangt die Verordnung über mikrobiologische Kriterien, dass Lebensmittelunternehmer die Kriterien in ihren jeweiligen Stufen einhalten; erforderliche Haltbarkeitsstudien weist sie ausdrücklich dem für die Herstellung verantwortlichen Unternehmen zu. [4]

Die zentrale Unterscheidung lautet damit: Wer ist für eine bestimmte Information oder Tätigkeit gesetzlich adressiert, und wer verfügt tatsächlich über die Daten und Prozesse, mit denen diese Pflicht erfüllt werden kann? Private-Label-Projekte scheitern selten daran, dass niemand eine Aufgabe in einer Tabelle übernommen hat. Kritisch wird es, wenn der Verantwortliche freigibt, ohne die erforderliche Tatsachengrundlage zu besitzen, oder wenn der Wissensträger Änderungen vornehmen kann, ohne den Freigabeverantwortlichen rechtzeitig einzubinden.

Der Vertrag organisiert Zusammenarbeit, keine behördliche Zuständigkeit

Herstell- und Qualitätssicherungsvereinbarungen können Rezepturhoheit, Rohstofffreigabe, Prüfumfang, Artwork-Prozess, Haftung und Kostentragung präzise regeln. Sie wirken zwischen den Parteien. Gegenüber Behörden folgt die Beurteilung weiterhin aus den anwendbaren Vorschriften, der konkreten Tätigkeit und dem kontrollierten Unternehmensbereich. Auch ein Händler bleibt nicht allein deshalb außerhalb der Verantwortung, weil der Hersteller vertraglich die Konformität zugesichert hat. Der Gerichtshof hat bereits im Fall Lidl Italia festgehalten, dass das Unionsrecht keine allgemeine ausschließliche Herstellerverantwortung kennt und nationales Recht auch einen Vertreiber wegen einer fehlerhaften Kennzeichnungsangabe erfassen kann. [5]

Für die Vertragsgestaltung folgt daraus eine andere Priorität als bei einer allgemeinen Haftungsklausel. Entscheidend ist zunächst, welche konkreten Ergebnisse geliefert und freigegeben werden: Rezeptur mit Versionsnummer, vollständige Rohstoff- und Allergeninformationen, Fertigproduktspezifikation, Nährwertbasis, Haltbarkeitsbegründung, mikrobiologischer Prüfplan, Verpackungskonformität, Artwork, Produktstammdaten und länderspezifische Marktfreigabe. Zu jedem Objekt gehören Eigentümer, Prüfer, freigabeberechtigte Person, Gültigkeitsdatum und Änderungsauslöser. Erst auf dieser Grundlage lassen sich Gewährleistung, Freistellung, Versicherung und Regress sinnvoll formulieren.

Ein Audit oder eine Zertifizierung kann diese Struktur fachlich stützen. Es handelt sich um eine zeitpunkt- und umfangsbezogene Bewertung eines Systems oder Standorts. Die Kontrollverordnung zeigt die Grenzen deutlich: Behörden können Ergebnisse betrieblicher oder privat veranlasster Kontrollen in ihre Risikobewertung einbeziehen, prüfen aber weiterhin Prozesse, Rohstoffe, Kennzeichnung, Rückverfolgbarkeitsunterlagen und andere Nachweise. Unternehmen müssen Zugang gewähren und kooperieren. [6] Für eine konkrete Produktfreigabe ist deshalb zu klären, ob Geltungsbereich, Standort, Produktkategorie und tatsächlicher Prozess vom vorliegenden Nachweis erfasst sind. Ein Zertifikatsstatus ersetzt weder die Produktspezifikation noch die Bewertung einer Abweichung.

Freigaben müssen an Produktstände gebunden sein

Der vorangegangene Fachartikel zur Kennzeichnungsprüfung hat gezeigt, dass ein Artwork nur die sichtbare Übersetzung von Rezeptur, Spezifikationen, Prozess und Kommunikation ist. Bei Private Label kommt eine organisatorische Schwierigkeit hinzu: Diese Informationen entstehen in verschiedenen Unternehmen. Ein PDF mit dem Vermerk „freigegeben“ ist daher nur belastbar, wenn eindeutig feststeht, für welche Rezeptur, welchen Standort, welche Verpackung, welchen Zielmarkt und welchen Vertriebskanal die Freigabe gilt.

Am Anfang steht ein gemeinsamer Produktstand. Er verbindet die kommerzielle Vorgabe des Markeninhabers mit der technisch herstellbaren Rezeptur und der rechtlichen Produktidentität. Der Hersteller muss offenlegen, welche Rohstoffe, Unterzutaten, Verarbeitungshilfsstoffe und technologischen Parameter für das Ergebnis maßgeblich sind. Der Markeninhaber muss seinerseits geplante Aussagen, Bildwelt, Zielmärkte, Handelsanforderungen und Anwendungskontext vollständig einbringen. Bleiben Bestandteile vertraulich, braucht es dennoch einen Prüfweg, der der verantwortlichen Stelle ausreichende Informationen oder eine belastbare unabhängige Bewertung zugänglich macht. Ein Vertraulichkeitsinteresse darf die Konformitätsprüfung nicht in eine unbelegte Zusicherung verwandeln.

Die Freigabe sollte anschließend entlang realer Abhängigkeiten erfolgen. Eine finale Deklaration setzt einen stabilen Rezeptur- und Rohstoffstand voraus. Die kommerziell gewünschte Haltbarkeit braucht Daten aus Produkt, Prozess, Verpackung und vorgesehener Lieferkette. Claims greifen auf Rezepturwerte und Gehalte über die Laufzeit zu. Der Druckstand darf erst dann geschlossen werden, wenn diese vorgelagerten Entscheidungen dokumentiert sind. Werden parallele Arbeiten aus Zeitgründen akzeptiert, muss der Status als vorläufig erkennbar bleiben; offene Bedingungen brauchen Verantwortliche und Fristen. Sonst wird aus einer Terminentscheidung unbemerkt eine Produktfreigabe.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Serienüberleitung. Eine Pilotcharge kann mit manuell ausgewählten Rohstoffen und enger Prozessbegleitung andere Eigenschaften aufweisen als die spätere Produktion. Der Freigabestand muss deshalb den realen Herstellstandort, die freigegebenen Lieferanten, die tatsächlichen Toleranzen und den Serienprozess abbilden. Maßgeblich ist nicht, ob ein Muster sensorisch überzeugt, sondern ob die dokumentierte Produktausführung in den vorgesehenen Grenzen reproduzierbar und rechtskonform hergestellt werden kann.

Change Control entscheidet über die Haltbarkeit der Freigabe

In vielen Private-Label-Beziehungen ist die Erstfreigabe detailliert, während spätere Änderungen informell behandelt werden. Genau dort verliert das Dossier seine Aussagekraft. Der Austausch einer Gewürzmischung kann Unterzutaten, Allergene, Zusatzstofffunktionen, Herkunft und Nährwerte verändern. Eine neue Folie kann Barriere, Haltbarkeit und Migrationsbewertung berühren. Ein anderer Standort verändert gegebenenfalls Prozessführung, Zertifikatsumfang, Zulassungskennzeichen und Rückverfolgbarkeit. Eine Mengenänderung im Rezept kann Claims oder die Reihenfolge im Zutatenverzeichnis verschieben.

Eine wirksame Änderungsregel definiert daher meldepflichtige Ereignisse nach Wirkung und nicht nur nach interner Bezeichnung des Herstellers. Sie legt fest, welche Unterlagen vorgelegt werden, wer die Auswirkungen bewertet und ob eine erneute Bemusterung, Analyse, Haltbarkeitsprüfung, Kennzeichnungsprüfung oder Marktfreigabe erforderlich wird. Für dringende Ersatzrohstoffe braucht es einen beschleunigten, aber dokumentierten Ausnahmeprozess. Ein bloßer Hinweis auf „gleichwertige Spezifikation“ trägt nur, wenn die für Produkt und Kommunikation relevanten Merkmale tatsächlich verglichen wurden.

Für den Markeninhaber bedeutet dies nicht, jede Produktionsentscheidung operativ zu übernehmen. Er benötigt einen verlässlichen Informations- und Zustimmungskorridor für alle Änderungen, die seine Informationsverantwortung, Produktpositionierung oder Marktfreigabe berühren. Der Hersteller braucht umgekehrt Schutz vor späten Marketingänderungen, die mit Rezeptur, Prozess oder Nachweislage kollidieren. Die Aufgabenmatrix wird damit zu einem gesteuerten Datenfluss: Änderung melden, Auswirkungen bewerten, betroffene Dokumente aktualisieren, Entscheidung freigeben und den Wirksamkeitszeitpunkt chargenbezogen festhalten.

Praxisbezogene Einordnung: Der Allergenfall zeigt die Bruchstelle

Angenommen, ein Lohnhersteller ersetzt wegen eines Lieferengpasses eine Würzmischung. Die neue Spezifikation nennt Senf als Unterzutat. Im Einkaufssystem des Herstellers ist der Wechsel freigegeben; Rezepturcode und Artikelnummer des Fertigprodukts bleiben unverändert. Der Markeninhaber erhält keine Änderungsmeldung und verwendet das bestehende Artwork weiter.

Der Fall lässt sich nicht mit dem Satz lösen, eine Partei sei „für alles“ verantwortlich. Der Hersteller kontrolliert Rohstoffe und Herstellprozess und muss die geänderte Allergensituation in seinem System bewerten. Der Markeninhaber, unter dessen Namen das Produkt vermarktet wird, benötigt die Änderung, um die Richtigkeit der Verbraucherinformation sicherzustellen. Ein Händler, der vom Mangel erfährt, darf die Ware nicht ungeprüft weiter vertreiben. Hat das Produkt den Markt erreicht und besteht ein Sicherheitsrisiko, müssen die jeweils betroffenen Lebensmittelunternehmer innerhalb ihres Tätigkeitsbereichs unverzüglich handeln; die vertragliche Kostenklärung läuft zeitlich dahinter.

Die fachliche Einordnung von Food Essentials ist deshalb streng versionsbezogen: Der Rohstoffwechsel darf erst wirksam werden, wenn seine Auswirkungen auf Spezifikation, Allergenmanagement, Artwork, Bestände und Chargencodierung bewertet und freigegeben sind. Die Unternehmensangabe des Lieferanten ist dafür ein Eingangsnachweis. Der gesicherte Rechtsrahmen bestimmt, welche Akteure anhand ihrer Tätigkeit und Kontrolle handeln müssen. Die betriebliche Entscheidung legt fest, wie beide Ebenen vor dem nächsten Produktionslauf zusammengeführt werden.

Im Ereignisfall zählt die erste Stunde

Ein Rückrufkonzept, das erst nach einer Beanstandung zwischen Hersteller, Markeninhaber und Handel ausgehandelt wird, ist operativ zu langsam. Vor Markteinführung müssen mindestens Meldewege, Erreichbarkeit, Stellvertretung, Entscheidungsbefugnis, Chargen- und Empfängerdaten, Proben- und Analysenzugriff sowie Freigabe der Verbraucherkommunikation geklärt sein. Ebenso wichtig ist die Trennung zwischen Qualitätsabweichung, Rechtsverstoß ohne Sicherheitsrisiko und möglicher Gesundheitsgefahr. Sie beeinflusst Maßnahmen, Dringlichkeit und Kommunikation.

Die Rückverfolgbarkeit muss dabei die reale Lieferkette abbilden. Ein Hersteller kann seine Produktions- und Rohstoffchargen kennen, während der Markeninhaber Absatzkanäle und Kampagnenbestände kontrolliert und der Handel die Verteilung an Filialen oder Endkunden dokumentiert. Erst die verbindliche Zusammenführung dieser Daten ermöglicht eine zielgenaue Sperrung oder Rücknahme. Ein jährlich durchgeführter Rückruftest ist aussagekräftig, wenn er die Schnittstellen zwischen den Unternehmen prüft und nicht nur das interne ERP eines einzelnen Partners.

DACH: gemeinsamer EU-Kern, eigene Schweizer Verantwortungsarchitektur

Für Deutschland und Österreich bildet das unmittelbar geltende EU-Recht den gemeinsamen Kern. Die deutschen Behörden betonen die Eigenverantwortung jedes Lebensmittelunternehmens für die von ihm hergestellten, gelagerten oder vertriebenen Lebensmittel, einschließlich dokumentierter Eigenkontrollen, Rückverfolgbarkeit und Marktmaßnahmen. [7] Österreich verankert die Unternehmerverantwortung ergänzend in den §§ 21 und 22 LMSVG; § 38 verbindet die Mitwirkung gegenüber der Kontrolle mit den Pflichten nach Artikel 19 der Basis-Verordnung. [8] Nationale Zuständigkeiten, Sanktionen und Vollzugsabläufe unterscheiden sich, ohne die funktionsbezogene EU-Grundlogik aufzuheben.

Die Schweiz benötigt eine eigene Prüfung. Artikel 26 LMG verpflichtet Unternehmen zur Selbstkontrolle. Die LGV verlangt für jeden Lebensmittelbetrieb eine verantwortliche Person mit Geschäftsadresse in der Schweiz und ordnet ihr die Einhaltung und Überprüfung der im Tätigkeitsbereich geltenden Anforderungen zu. Zur Selbstkontrolle gehören unter anderem gute Verfahrenspraxis, HACCP, Analysen, Rückverfolgbarkeit, Rücknahme, Rückruf und Dokumentation. [9] Das BLV stellt für gesundheitsgefährdende Produkte klar, dass Betriebe umgehend vom Markt nehmen, die Vollzugsbehörde informieren und bei bereits erreichten Konsumentinnen und Konsumenten einen Rückruf veranlassen müssen. [10]

Ein EU-Vertrag kann als Ausgangspunkt für eine DACH-Struktur dienen. Für die Schweiz müssen verantwortliche Person, Import- und Vertriebsweg, Produktinformation, Selbstkontrolldossier und Ereignisprozess ausdrücklich ergänzt werden. Operativ sinnvoll ist ein gemeinsamer Produktdatenkern mit getrennten Marktfreigaben. So bleiben Rezeptur und Spezifikation konsistent, während die jeweils geltenden Verantwortungs- und Kennzeichnungsanforderungen sichtbar entschieden werden.

Fazit

Private Label funktioniert regulatorisch nur als abgestimmtes System mehrerer Unternehmen. Der Name auf der Verpackung ist für die Informationsverantwortung zentral. Herstellung, Hygiene und bestimmte Nachweise bleiben an den kontrollierten Prozess gebunden. Rückverfolgbarkeit und Krisenpflichten erfassen die beteiligten Unternehmen innerhalb ihrer jeweiligen Tätigkeit. Verträge müssen diese Struktur in überprüfbare Informations-, Freigabe- und Änderungswege übersetzen.

Für die Praxis ist eine kurze, produktbezogene Verantwortungsmatrix wertvoller als eine umfangreiche Sammlung allgemeiner Zuständigkeitsformulierungen. Sie muss erkennen lassen, wer welches Entscheidungsobjekt erstellt, prüft und freigibt, auf welcher Datenbasis die Freigabe beruht und wodurch sie ihre Gültigkeit verliert. Damit wird Verantwortung handlungsfähig: vor dem ersten Produktionslauf, bei jeder relevanten Änderung und in der ersten Stunde eines Ereignisses.

Food Essentials unterstützt Markeninhaber, Handel und Hersteller dabei, Private-Label-Projekte von der Rollen- und Datenklärung bis zur dokumentierten Produkt- und Marktfreigabe zu strukturieren. Im Mittelpunkt stehen belastbare Schnittstellen zwischen Rezeptur, Spezifikation, Kennzeichnung, Qualitätssicherung, Change Control und Krisenmanagement.

Wenn bestehende Vereinbarungen Verantwortlichkeiten nur abstrakt benennen oder Produktstände und Änderungsauslöser nicht eindeutig verbinden, kann Food Essentials die operative Freigabelogik prüfen und in eine projektfähige Aufgaben-, Nachweis- und Entscheidungsmatrix überführen.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der fachlichen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Maßgeblich sind die konkrete Lieferkette, die tatsächlichen Tätigkeiten und Kontrollbereiche, die Vertragsgestaltung, der Zielmarkt und der zum Entscheidungszeitpunkt geltende Rechtsstand.

Quellenverzeichnis

Alle Quellen geprüft am 28. August 2026.

1. VO (EG) 178/2002, Art. 3, 17–19.
2. VO (EU) 1169/2011, Art. 7–9.
3. VO (EG) 852/2004, Art. 1 und 5.
4. VO (EG) 2073/2005, Art. 3–5 und Anhang II.
5. EuGH, C-315/05 – Lidl Italia.
6. VO (EU) 2017/625, Art. 9 und 14–15.
7. BVL: Pflichten von Lebensmittelunternehmen und BMLEH: Lebensmittelkontrolle in Deutschland.
8. LMSVG, §§ 21–22 und 38.
9. LMG, Art. 26 und LGV, Art. 73–75 und 84.
10. BLV: Öffentliche Warnungen und Rückrufe von Lebensmitteln.